Gestione del tempo – Crisbie Coach

Come progredire verso il tuo obiettivo

Verso la fine del XIX secolo, un gruppo di economisti dell’Università di Losanna in Svizzera studiano le diseguaglianze sociali in Europa. Analizzando i dati fiscali di diversi paesi europei scoprono che in ciascun paese circa il 20% della popolazione possiede l’80% della ricchezza.

Questa scoperta fu un vero trampolino di lancio per la carriera di un’economista, Vilfredo Pareto, che ha dato il nome a un principio, il principio di Pareto appunto, conosciuta anche come la legge dell’20-80.

Alcuni esempi dell’applicazione di questa legge:

per ottimizzare la produzione alcune industrie in Giappone si focalizzano sul 20% delle cause che generano l’80% dei problemi di produzione;
i servizi clientela della maggior parte delle imprese si concentrano sul 20% dei clienti che generano l’80% del fatturato;
i professionisti delle finanze sono d’accordo nel dire che il 20% dei loro investimenti rappresentano l’80% dei guadagni.

Cosa ci fa capire questa legge? Il messaggio della legge di Pareto è che ci si deve concentrare sul 20% delle cose che ci porta all’80% dei risultati.

In pratica, ci si deve concentrare sulle azioni ad alto valore aggiunto perché sono quelle che ci fanno avanzare.

Questa legge è molto importante perché ha a che fare con una risorsa preziosa: il tempo.

Per evitare di bloccarci su un obiettivo e piano piano perderlo di vista, sarebbe veramente importante utilizzare questa prospettiva (20-80).

Ma come fare ad individuare quali sono le cose essenziali al nostro obiettivo? E come scegliere le azioni a forte valore aggiunto?

Cerca di rispondere a queste due domande per ciascuna azione che hai previsto ma che esiti a realizzare:

questa azione è vitale per farmi avanzare verso il mio obiettivo?
sono l’unico/a a poter fare questa azione?

La prima domanda ti permette di separare le azioni essenziali da quelle che possono aspettare.

La seconda ti permette di individuare quali sono le azioni che altri possono fare al tuo posto e che, quindi, puoi delegare.

Una volta fatto questo, avrai scoperto il 20% delle azioni che devi portare avanti per raggiungere il tuo obiettivo.

Ora potresti fare una stima del tempo necessario per ciascuna azione ma non è il metodo migliore, perché finiresti per metterlo nella tua “to-do-list” e potresti continuare a spostare l’ordine di priorità. Quindi, alla fine avresti perso del tempo.

Ancora una volta devi farti delle domande:

Quali problemi ti impediscono di raggiungere davvero con i tuoi obiettivi?
Cosa devi fare per risolvere questi problemi?
Quali sono gli elementi che ti permettono di capire se i problemi sono stati risolti?

Sarai sorpreso/a di vedere come funzionano bene queste domande. Vedrai che presto diventeranno un’abitudine, te le porrai tutte le volte che ti senti bloccato/a con qualcosa, perché la regola del 20-80 ti permette di concentrarti sulle azioni che hanno un impatto visibile e diretto.

Pensi che la legge di Pareto sia utile per raggiungere i tuoi obiettivi?

Gestione del tempo: la matrice Eisenhower

Londra, febbraio 1944. Le sirene dei bombardamenti risuonano in tutta la città.

In una piccola stanza, però, tutto è calmo, estremamente calmo.

In questa stanza, Dwight Eisenhower sta preparando l’operazione “OverLord”, operazione d’importanza capitale.

Eisenhower è un generale importante dell’esercito americano. Le decisioni che prende avranno un impatto senza precedenti sulla sua vita, sulla sua carriera e sul mondo intero.

L’Europa sta subendo il nazismo da troppo tempo.

“OverLord” ha come obiettivo lo sbarco delle truppe alleate sulle coste della Normandia per liberare l’Europa dal nazismo di Hitler.

È un momento storico: si tratta del più grande sbarco di truppe militari. Sono in gioco le sorti dell’Europa e del mondo intero.

Lo stato maggiore di Eisenhower è pessimista. Il Re d’Inghilterra, Giorgio VI, gli scrive una lettera dicendogli che più il progetto avanza, più diventa spaventoso. La sua organizzazione non tiene.

Eisenhower è nella sua stanza calma a Londra e le bombe non smettono di cadere. Sembra che il peso del mondo intero sia sulle sue spalle.

Lavora sugli ultimi preparativi bevendo un thè. Ha fiducia nel suo piano. La Storia gli darà ragione qualche mese più tardi.

Eisenhower fa parte di quel gruppo di eroi di cui si parla poco, nonostante sia l’autore di uno dei più grandi successi militare della storia. Il 6 giugno 1944 ha salvato l’Europa dal nazi-fascismo.

Eisenhower è allo stesso tempo uno stratega brillante, un organizzatore senza pari e un uomo di stato carismatico. I suoi successi sono numerosi. Nel 1953 diventa il 34esimo Presidente degli Stati Uniti.

Durante il suo mandato, lancia diversi programmi di riforme, tra i quali la modernizzazione di tutte le infrastrutture stradali del suo paese.

Ci si ricorda di lui come di un uomo dall’organizzazione infallibile. Un uomo che non ha paura delle sfide, di qualsiasi portata esse siano.

Tra le lezioni che possiamo imparare da Eisenhower, c’è la gestione del tempo secondo la matrice che prende il suo nome, la matrice Eisenhower appunto.

“Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante.”

Questa frase era una specie di mantra per Eisenhower. Analizzava tutte le sue azioni secondo questo principio. Perciò, ha costruito questa matrice, che ci insegna a fare delle scelte.

È molto semplice. Immagina 4 scatole su un tavolo (nell’immagine qui sotto sono state chiamate “quadranti”):

una scatola contiene le cose urgenti e importanti;
una scatola contiene le cose importanti ma non urgenti;
una scatola contiene le cose urgenti ma poco importanti;
una scatola contiene le cose non urgenti e non importanti.

Tieni presente che questa matrice ti può aiutare sia nella vita privata che in quella professionale.

Per tutte le cose che dobbiamo fare, occorre porci queste due domande:

Quanto è urgente? Per quando devo assolutamente fare questa cosa?
Che livello di importanza ha? Cosa succede se non la faccio?

Per esempio, ho un appuntamento medico che aspetto da molto tempo. È urgente? Sì, l’ho prenotato molto tempo fa e quindi ora è urgente.

È importante? Sì, perché devo capire che origine ha qual problema di salute che mi assilla da tempo.

Quindi colloco questa cosa nella scatola in alto a sinistra “urgente e importante” (quadrante I). Da fare.

Nella scatola in alto a destra (quadrante II) metto le attività che sono importanti ma non urgenti perché sono delle cose che posso fare più tardi. In questo momento non sono cruciali per raggiungere i miei obiettivi. Per esempio, voglio promuovere la mia attività sui social o tradurre il mio sito in inglese. Sono attivitá da pianificare.

Poi ci sono delle attività che sono urgenti ma non importanti (quadrante III). Ad esempio rispondere ad un mail che non mi riguarda direttamente, oppure partecipare a una riunione che ritengo superflua ma é importante che qualcuno del mio team sia presente. Questa attivitá la posso delegare.

Nella scatola in basso a destra (quadrante IV) metto invece tutto ciò che non è né urgente né importante. In effetti, per tutto quello che si trova dentro questa scatola, bisognerebbe chiedersi: posso eliminarlo?

Secondo Eisenhower, una scelta cosí drastica è difficile. Però, se dopo qualche settimana, le cose dentro questa scatola non sono state fatte, bisogna eliminarle.

Questa matrice è molto utile perché ci costringe a prendere le distanze e a interrogarci sulla nostra situazione.

Ecco 5 domande da porsi:

Che cosa conta veramente per me / per il mio progetto?
Che cosa mi piace di questa cosa / progetto?
Che cosa rimando sempre a domani?
Che cosa blocca la mia crescita / lo sviluppo del progetto?
Che cosa devo smettere di fare subito per non perdere altro tempo?

E tu, hai mai usato la matrice Eisenhower?

Malinconia d’agosto

Aspetto agosto sempre con impazienza, perché agosto per me rappresenta l’estate. Luglio mi prepara ad agosto, il culmine dell’estate, che quest’anno sembra calda un po’ dappertutto.

Agosto arriva accompagnato da aspettative e buoni propositi ma alla fine dell’estate mi ritrovo a fare i conti con quanto ho effettivamente realizzato e non sempre il bilancio mi soddisfa.

Spesso le mie aspettative sono disallineate con la realtá e questo mi provoca uno stato d’animo di frustrazione e malessere che raggiunge il suo culmine al termine dell’estate. L’idea di non essermi goduta il periodo estivo, che é il mio periodo preferito dell’anno, come desideravo e il pensiero della ripresa dietro l’angolo rischia di trasformare gli ultimi giorni di vacanza in momenti di ansia e sofferenza.

Gli americani chiamano questa emozione “August Blues”, malinconia d’agosto, la noia e l’insoddisfazione che rischia di diventare un vero e proprio male di stagione.

Quindi quest’anno ho deciso di giocare d’anticipo e ho trovato quattro idee per evitare di rimanerne sopraffatta:

stare all’aria aperta: la luce naturale, l’aria e la natura aiutano il benessere psicofisico e ci consentono di guardare alle situazioni con maggior distacco e serenitá;
pensare ai momenti positivi: le belle esperienze che ci hanno portato dei benefici, anche se piccoli, ci aiutano a dare valore al nostro tempo. A volte la mente ci inganna e ci rende poco oggettivi;
pianificare i tempi di ripresa: non tutti siamo uguali, c’é chi puó andare al lavoro subito dopo le vacanze e chi invece ha bisogno di un po’ di tempo per riprendersi dallo shock del rientro. Ascolta e asseconda i tuoi bisogni;
infine, cosa molta importante, sii consapevole: saper riconoscere i primi segnali del tuo disagio, ti aiuta a gestirlo meglio e ad evitare che prenda il sopravvento.

E tu, hai mai sofferto della malinconia d’agosto?

Che noia le riunioni di lavoro!

«Le persone a cui piacciono le riunioni non dovrebbero avere alcuna responsabilità»

Thomas Sowell (economista e teorico sociale)

Alza la mano se non sei d’accordo con questa affermazione. Le riunioni di lavoro sono noiose, spesso inutili e fanno perdere un sacco di tempo.

Già nel 2003 Gramellini scriveva un articolo sull’inutilità delle riunioni, secondo lui era meglio non andarci. Come dargli torto!

Una mia collega le odia, io dipende da chi le conduce. Ci sono persone molto brave a gestire le riunioni, altre decisamente dovrebbero cambiare lavoro.

Si tratta di imparare ad ascoltare, anziché ad ascoltarsi per soddisfare il proprio ego…mentre un collega sta parlando, c’è chi consulta le proprie email, nella migliore delle ipotesi, perché altrimenti gioca sul telefonino…

Colleghi che ripetono le stesse cose, settimana dopo settimana (sì, di solito le riunioni sono almeno una volta a settimana, se si ha la fortuna di non essere manager…), altri che chiedono di verificare lo stato di avanzamento del loro progetto, che ha naturalmente dei problemi per colpa di cause esterne (elementi ambientali non ben precisati…) o interne (il collega che fa il capro espiatorio di turno, perché è stato in ferie o addirittura ammalato…), altri ancora che chiamano a gran voce l’ennesima riorganizzazione. Per poi non parlare di coloro che devono parlare di un argomento e si presentano impreparati. Talvolta c’è anche chi non sa nemmeno perché è stato invitato.

E se usassimo Slack, ho proposto alla mia ultima riunione? Tutti mi hanno guardato come se fossi un extraterrestre, per cambiare faccia quando hanno capito le potenzialità dell’applicazione. E se comprassimo anche un programma per fare recruiting automatizzando alcune funzioni che sono ripetitive e quindi inducono ad errori frequenti? Fantascienza Branchini, lavori in un’amministrazione pubblica!